Громада Схід
Колл-центр, Марiуполь:
+380 (67) 792 25 28
+380 (50) 02 962 11
Колл-центр, Краматорськ:
+380 (67) 792 25 28
+380 (50) 02 962 11
21.03.2021

Закон щодо обліку трудової діяльності працівників в електронній формі ще не набрав чинності. Це відбудеться за три місяці. Але, оскільки ним впроваджено багато змін, юристка «ГРОМАДИ Схід» Марина ЧУЙКО вирішила вже зараз проаналізувати основні нововведення. Закон України № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» було оприлюднено 10 березня 2021 року. Він набере чинності через три місяці з дня публікації, тобто 10 червня. 

Таким чином буде модернізовано Кодекс законів про працю (КЗпП), який в Україні практично не змінювався з 1971 року. Ним унормовано, що кожна людина, яка працевлаштовується, повинна надати роботодавцеві трудову книжку. Без неї підприємства та організації не мали права прийняти людину на роботу. При першому працевлаштуванні на роботодавця накладався обов’язок завести людині трудову книжку протягом 5-ти днів з дня прийняття на роботу.

У новій редакції ст. 24 КЗпП паперова трудова книжка надаватиметься працівником за бажанням у разі її наявності. Так саме за бажанням і за вимогою працівника без додаткових заяв роботодавець має завести йому паперову трудову книжку (ст. 48 КЗпП). Але про обов’язкове поголовне ведення паперових трудових книжок вже через три місяці йтися не буде. Облік трудової діяльності працівників здійснюватиметься в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному ст. 48 КЗпП.

Марина Чуйко

Таким чином, працівник отримує вибір, що саме надавати роботодавцеві : паперову трудову книжку чи відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі – Реєстру). Будьте уважні: ми вперше стикаємося з юридичною назвою електронного аналогу добре знайомої нам паперової трудової книжки! Ось ці відомості з Реєстру – це і буде те, що ми надалі називатимемо «електронною трудовою книжкою». 

По суті, електронна трудова книжка – це цифровий аналог паперових трудових книжок. Для Пенсійного фонду України електронний документ буде носити офіційний характер, за ним нараховуватимуть пенсії та інші виплати.

Нова послуга з оформлення електронних трудових книжок вже впроваджена в дію. На сайті Пенсійного фонду пропонують скористатися цією можливістю і оформити документ, який має захистити від низки неприємностей, які були можливі при використанні паперової версії (втрата, пошкодження тощо).

Оригінал паперової трудової передається на зберігання працівникові як офіційний документ. Якщо працівник виявить бажання продовжити її ведення, то роботодавець зобов’язаний паралельно із електронним обліком трудової діяльності також вносити до паперової трудової книжки записи про прийняття на роботу, переведення, звільнення тощо. Проте у першу чергу роботодавець буде зобов’язаний вносити відомості про роботу працівника до електронної трудової книжки – тобто, до Реєстру.

Варто звернути увагу, що в Реєстрі наразі є інформація лише з 2004 року. То що робити із записами у паперовій трудовій, які стосуються попереднього періоду? Адже від цього залежить нарахування стажу, необхідного для пенсійних виплат.

Зрештою, відомості до електронної трудової книжки зможе подавати як роботодавець, так і власне застрахована особа – через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду України. Напевне, цією нагодою і треба скористатися, аби до документа потрапили всі необхідні дані.

Для того, щоб завести електронну трудову книжку, достатньо увійти на портал електронних послуг Пенсійного фонду, завести там персональний кабінет (якщо досі нема) і через нього надіслати сканкопії паперової трудової та допоміжних документів (якщо такі є). Після того, як інформація буде оброблена фахівцями організації, стане доступна повна історія трудових взаємин, а також дані про страховий стаж.

Чи є якісь вимоги до сканкопій, що попередять відхилення або плутанину з даними? Так, існують, і вони не складні: копії всіх заповнених сторінок трудової книжки документа необхідно робити у хронологічному порядку, вони мають бути кольоровими і чітко відображати всі реквізити, дати, печатки, підписи тощо. 

Наостанок порадимо не панікувати та не атакувати профільні служби одразу. Наповнення Реєстру даними, які містяться в паперових трудових книжках, буде проведено у перехідний період протягом п’яти років. Тобто протягом найближчих 5 років будуть використовуватися як паперовий, так і електронний варіанти трудової книжки. Ще раз нагадаємо, що у подальшому, за бажанням працівника, роботодавець буде зобов’язаний вести і паперову трудову книжку.